Fylla i en digital jobbansökan – steg för steg

En jobbansökan går i dag oftast genom ett formulär på webben, inte genom att mejla ett dokument. Här är gången steg för steg, och några saker som är bra att veta innan du börjar.

Skapa ett konto i rekryteringssystemet

Arbetsgivare och rekryteringsföretag använder oftast ett rekryteringssystem – en webbtjänst där annonser läggs ut och ansökningar samlas in. Första gången du söker ett jobb hos en viss arbetsgivare behöver du oftast skapa ett konto där, med din e-post och ett lösenord. Nästa gång du söker hos samma arbetsgivare kan du logga in med samma konto i stället för att börja om.

Använd samma e-postadress varje gång, gärna en adress som är lätt att hålla ordning på. Blandar du adresser blir det svårt att hitta rätt konto när du vill följa upp en ansökan senare.

Vilka fält som brukar vara obligatoriska

Formulär skiljer sig åt mellan system, men vissa fält återkommer nästan alltid:

• Kontaktuppgifter – namn, telefon, e-post, ibland adress.
• CV som fil, oftast som PDF. Se guiden om att skanna och skicka dokument om du behöver göra om ett papper till en fil.
• Personligt brev, antingen som egen fil eller som ett textfält du skriver direkt i.
• Svar på urvalsfrågor, till exempel om du har körkort, vilken tillgänglighet du har eller varför du söker just den här tjänsten.
• Referenser, ibland med namn och kontaktuppgifter direkt i formuläret, ibland som en egen bilaga.

Fält märkta med en stjärna eller texten "obligatoriskt" måste fyllas i för att du ska kunna skicka in ansökan. Övriga fält kan du ofta hoppa över, men fundera på om det du hoppar över faktiskt hade stärkt din ansökan.

Skriv svaren någon annanstans först

Ett av de vanligaste misstagen är att skriva långa svar direkt i formulärets textrutor. Om sidan laddas om, sessionen tar slut eller du råkar klicka fel kan texten försvinna utan förvarning. Skriv i stället svaren i ett vanligt textdokument eller anteckningsblock på din enhet, och klistra in dem i formuläret när du är klar. Då har du också kvar texten om du vill återanvända den i en annan ansökan.

Det gäller särskilt längre urvalsfrågor och det personliga brevet – korta fält som telefonnummer är sällan ett problem att skriva direkt.

Om sessionen tar slut medan du fyller i

Ett rekryteringssystem loggar oftast ut dig automatiskt efter en stunds inaktivitet, av säkerhetsskäl. Har du inte sparat det du skrev kan det försvinna. Det är ytterligare ett skäl att skriva längre texter separat och klistra in dem, och att inte lämna formuläret öppet en längre stund utan att göra något.

Vissa system sparar automatiskt medan du fyller i och låter dig fortsätta senare som ett utkast. Det står oftast längst upp eller ner på sidan om formuläret har den funktionen. Är du osäker, utgå från att det inte sparas åt dig och fyll i formuläret i ett sammanhang i stället för att pausa mitt i.

Bifoga rätt filer

När du ska ladda upp CV, personligt brev eller betyg, se till att filerna heter något begripligt – till exempel ditt namn och vad filen innehåller – i stället för ett slumpmässigt filnamn från telefonen eller skannern. Det gör att både du och den som läser ansökan direkt ser vad varje fil är. Det finns oftast en gräns för hur stora filer du får ladda upp – den gränsen står vid själva uppladdningsknappen i formuläret, kontrollera den där i stunden i stället för att gissa.

Så vet du att ansökan gick iväg

När du klickat på skicka ska du normalt se en bekräftelse på skärmen, till exempel en tacksida eller ett meddelande om att ansökan är mottagen. Systemet skickar ofta också en bekräftelse till din e-post – kolla där, och glöm inte att kontrollera skräpposten om du väntar på den och den inte dyker upp. Har du loggat in med ett konto kan du ofta se dina skickade ansökningar under något som "Mina ansökningar" när du loggar in igen.

Fick du varken bekräftelse på skärmen eller mejl, utgå inte från att det gick bra. Logga in igen efter en stund och kontrollera om ansökan finns listad, eller kontakta arbetsgivaren för att fråga.

Vanliga frågor

Måste jag skapa ett nytt konto för varje jobb jag söker?

Nej, om jobben finns i samma rekryteringssystem kan du logga in med samma konto. Olika arbetsgivare kan dock använda olika system, och då behövs ett konto per system.

Vad gör jag om formuläret krånglar eller inte går att skicka?

Kontrollera att alla obligatoriska fält är ifyllda och att bifogade filer inte är för stora. Fortsätter det att krångla, kontakta arbetsgivaren direkt – kontaktuppgifter brukar stå i annonsen.

Kan jag ändra en ansökan efter att jag skickat den?

Sällan genom formuläret själv. Vill du ändra eller komplettera något, kontakta arbetsgivaren och fråga hur de vill att du gör.

Vad gör jag nu

Innan du öppnar nästa ansökningsformulär, skriv klart ditt personliga brev och dina svar på eventuella urvalsfrågor separat. Bygg och exportera ditt CV som en ren PDF i CV-byggaren, så har du filen klar att bifoga. Håll sedan koll på vilka jobb du sökt och när i dina ansökningar, så slipper du hålla allt i huvudet.