Skanna och skicka dokument till en jobbansökan

Betyg, intyg och referenser ligger ofta kvar på papper, men en ansökan vill ha dem som en fil. Så gör du om ett fysiskt dokument till något du kan bifoga – utan att behöva äga en skanner.

Du behöver inte en skanner för att skanna

En telefon klarar i dag oftast att göra om en bild av ett papper till ett läsbart dokument. Kameraappen i telefonen, eller en inbyggd dokumentfunktion i den, känner av kanterna på pappret och rätar upp bilden automatiskt, ungefär som en riktig skanner. Sök efter "skanna dokument" i telefonens kamerafunktion eller i en app som redan finns installerad – det brukar finnas en sådan funktion utan att du behöver installera något nytt.

Lägg pappret på ett plant, jämnt underlag med bra ljus, gärna dagsljus eller ett rum utan skarpa skuggor. Håll telefonen rakt ovanför pappret, inte snett, så texten inte blir förvrängd i bilden.

Gör en läsbar fil, inte bara ett foto

Ett vanligt foto av ett papper duger i nödfall, men en riktig dokumentskanning ger ett resultat som är lättare att läsa och ser mer seriöst ut. Skillnaden märks särskilt om pappret har flera sidor: en skanningsfunktion kan lägga ihop flera sidor till en enda fil, medan flera separata foton blir flera separata filer som är krångligare att bifoga och hålla ordning på.

Spara som PDF om du har valet. Det är det format som nästan alla rekryteringssystem och myndigheter förväntar sig, och det ser likadant ut oavsett vilken enhet mottagaren öppnar det på.

Filnamn som säger vad filen är

När du sparar filen, döp om den till något begripligt istället för att låta den heta det slumpmässiga namn kameran gav den. Ett filnamn som säger vad det är och vems det är gör att både du och mottagaren direkt förstår vad filen innehåller, till exempel:

Det gäller CV, personligt brev och betyg likadant – ett tydligt filnamn är en liten sak som gör ett stort intryck.

Storleksgränser du kan stöta på

Ett formulär för en digital ansökan har ofta en gräns för hur stor en fil får vara. Den gränsen varierar mellan olika system och står oftast angiven precis vid uppladdningsknappen i formuläret – leta efter den där i stunden i stället för att gissa dig till ett tak. Är en fil för stor, brukar en dokumentskanningsfunktion i telefonen erbjuda ett alternativ med lägre kvalitet som ger en mindre fil, vilket räcker gott för ett textdokument.

Om du inte har utrustning hemma

Har du ingen telefon med bra kamera, ingen dator eller ingen skanner hemma, är du inte ensam om det, och det finns ett konkret ställe att gå till: ditt folkbibliotek. Där finns oftast datorer att låna och ofta en skanner du kan använda på plats, och personalen kan visa hur den fungerar om du frågar. Du behöver oftast inget lånekort för att få hjälp med det här, bara fråga i disken. Har du bara tillgång till en dator men inte en telefon med kamera, kan biblioteket vara det enda ställe du behöver besöka för att få allt klart i ett svep.

Skicka rätt fil till rätt ställe

När du väl har filerna, håll dem samlade på en plats på din enhet eller i molnet så du hittar dem snabbt nästa gång du söker jobb – dokument som betyg och arbetsgivarintyg återanvänder du oftast i flera ansökningar. Bifoga sedan filen i formuläret enligt anvisningarna i att fylla i en digital ansökan. Är du osäker på om ett rekryteringssystem godkänner formatet du har, ladda upp en PDF om du kan – det är det format som accepteras nästan överallt.

Vanliga frågor

Måste jag skanna varje betyg på nytt varje gång jag söker jobb?

Nej. Spara filen efter första skanningen så kan du använda samma fil i flera ansökningar, så länge dokumentet inte behöver uppdateras.

Vad gör jag om jag bara har en gammal mobilkamera utan skanningsfunktion?

Ett vanligt foto duger om det är rakt, väl belyst och lätt att läsa. Fungerar det inte tillräckligt bra, låna en dator med skanner på biblioteket.

Spelar det någon roll om filen är i färg eller svartvit?

Nej, det som räknas är att texten går att läsa. Färg gör ingen skillnad för hur ansökan bedöms.

Vad gör jag nu

Samla ihop de papper du oftast behöver skicka med – betyg, arbetsgivarintyg, eventuella intyg om utbildning – och gör en digital version av varje med telefonens skanningsfunktion. Döp om filerna så de är lätta att känna igen, och spara dem samlat. Behöver du hjälp med utrustningen, gå förbi biblioteket. Ladda sedan upp CV:t du byggt i CV-byggaren tillsammans med dina skannade dokument nästa gång du söker jobb.